Cómo entrar en la zona

Esta es una discusión que he tenido recientemente con algunas personas bloqueadas por su propia frustración ante la falta de motivación y productividad en el trabajo. En tiempos del trabajo remoto y de la autosuficiencia como pilar, ¿cómo podemos entrar más fácilmente en la zona? ¿qué factores incrementan las posibilidades de gozar de ese flujo de energía que nos lleva a alcanzar un mayor rendimiento laboral y de esta forma, dejar de procrastinar?

Aquí les comparto algunas ideas basadas en mi experiencia y visión personal del entorno laboral.

1. Deadline antes del deadline.

 

Me pasó alguna vez, hace un par de años que, iniciando mi rutina saludable de ejercicio, decidí tomar un plan de 1 mes en un gimnasio. Al tener presente su corto plazo, y contemplando siempre esa idea de sacarle el jugo a lo que ya se vislumbraba como un gran pasatiempo, determiné que asistiría entre 2 a 3 veces a la semana, algo que al mes sumaba unas 10 visitas aproximadas. Una vez culminado ese mes, me pareció una gran idea tomar otro mes, y luego otro mes, otro más, y sí, los tomé todos de manera individual.

Las pocas personas que supieron sobre este tema, poco o nada entendieron sobre mi razonamiento para renovar constantemente este corto plan, en vez de tomar un pack más amplio que de paso me permitiera ahorrar. Hoy creo que ni yo misma lo entendía en el momento, en mi mente quizás era la forma de no comprometerme con algo que nunca verdaderamente me apasionó, pero que, por salud física y mental, se convertía en una necesidad.

Sin embargo, un día amanecí del otro lado de la línea de la consciencia, del lado de estas personas sensatas y pilosas, y dije ¡Fuck it! Tomaré el plan del año. Si ya era un nuevo estilo de vida incorporado, ¿porqué no aprovechar los descuentos que trae consigo el hecho de tomar más tiempo de una sola cosa? Y eso hice, diciembre de 2018 Ana se estaba suscribiendo a un año de gimnasio en Bogotá. Qué genialidad.

Lo siguiente que mi mente captó fue: ¡Tiempo! ¡Cuento con mucho tiempo! ¡Que afortunada soy! Acto posterior, comencé a retrasar mis ideas al gimnasio, y cada vez que lo hacía siempre me excusaba en la idea de: “Igual me quedan 11 meses” “Igual me quedan 10” “Tengo cosas mas importantes que hacer ahora, pero con 3 meses intensivos que le invierta después seguro compensaré las ausencias”. Si no recuerdo mal, creo que en esa ocasión asistí las mismas 10 veces, pero en el periodo de un año. Entonces, ¿qué estaba haciendo mal? ¿qué había cambiado? Bueno, hasta el día de hoy sostengo, que todo recae sobre esa percepción ambigua del tiempo.

Si alguien nos dijera que solo contamos con 7 días para ver a nuestros seres queridos por última vez, existe una altísima probabilidad de que aprovechemos cada uno de estos días con un alto grado de intensidad. Pero diferente sería la historia si viviéramos aún con ellos de manera indefinida: digamos que, a pesar del amor, cada día vivido sería menos trascendental. ¿Me siguen la idea?

Pero sin desbordarme en un océano existencial, ¿qué tiene que ver entonces este concepto del tiempo con el trabajo mismo? Para mí, la repuesta es simple: ante deadlines concretos y cercanos, mayor productividad.

Por esta razón, más allá del deadline oficial, considero que es importante que nosotros mismos nos encarguemos de brindarle deadlines internos a tareas particulares dentro del proyecto. De esta forma podremos aprovechar mejor el tiempo y no dejar para última hora lo que pudimos haber hecho con anterioridad. Ocuparnos de un pequeño deadline nos evita tener que pensar en el todo y nos asegura un constante movimiento hacia la meta.

Ejemplo

Tarea general: Entrega de propuestas de logo

Tiempo de entrega al cliente: 1 mes

Deadlines internos:

Semana 1, la destino a la sustracción de datos e inmersión de información con el fin de bajar el contenido a distintos caminos junto con su debida conceptualización.

Semana 2, me encargo de buscar referentes visuales, inspiración, así como realizar una búsqueda de fuentes tipográficas acordes con cada propuesta, además de dejar lista el área de trabajo y los mínimos para el arranque.

Semana 3, me dedico al proceso de bocetación y diseño.

Semana 4, perfecciono propuestas, creo la presentación final y decido dejar un tiempo extra para ideas de último minuto que hasta al final siguen llegando.

Aterrizar de lo macro a lo micro, establecer pequeñas entregas personales, y generar fases bien distribuidas a lo largo del tiempo, en mi experiencia, marca toda la diferencia a la hora de cumplir satisfactoriamente con un trabajo, y de paso nos evita ver el proceso de manera muy fatigante.

2. Sin jefe no hay juego.

 

Si bien es cierto que en la oficina tradicional se hallaba este jefe de mirada inquisidora observando con sigilo nuestro trabajo, y nos exigía marcar tarjeta tanto de entrada como de salida; también es cierto que, sin él/ella presente, el trabajo no se ha esfumado con su ausencia, y la presión que antes ejercía permanece ahora bajo un contexto distinto.

Mas allá, de la idea del jefe halcón que determina lo que hacemos y cuándo lo hacemos, no podemos negar que esta figura ha garantizado en nuestro espacio laboral un trabajo seguro, si con seguro nos referimos a la idea de certeza.

Entonces, ¿qué aspecto positivo podemos extraer de esta situación? En pocas palabras, la idea de que ahora nosotros mismos nos hemos convertido en nuestros propios jefes, como lo divulga presuntuosamente Herbalife…al menos jefes de nuestro tiempo. Pero, ¿cómo hacemos para ser nuestro mejor jefe?

En mi experiencia como jefe de equipo, pero también como jefe de mis propios deberes, he decidido realizar una tarea de análisis y reflexión sobre mis propias conductas, procesos, gustos y forma de trabajo. Por ejemplo, una de las conclusiones a las que he llegado es que mi mejor desempeño se da en la tarde justo después del break de medio día que coincide con el almuerzo; otra es que inevitablemente  hago parte de una cadena de roles en donde no solo me encuentro yo, sino que junto conmigo también hay otros engranajes que preceden o le siguen a mi labor; que necesito poco tiempo para sacar adelante grandes retos pero al mismo tiempo que me cuesta entrar en la zona de la creatividad sin las condiciones adecuadas.

Identificar esta variedad de factores sin duda me ha ayudado a tomar mejores decisiones para mi propio rendimiento. Al no contar con esa figura del jefe, así como la conocemos, debemos comprender que la responsabilidad quizás es mayor, pero que con el entendimiento de nuestros propios procesos la optimización de la libertad es inmensa.

3. Organiza tu acto.

 

Una copa de vino blanco cuando hay brisa y una de tinto cuando la presión aumenta, música de Nina Simone y algo de Elton John para aligerar las cargas, una silla cómoda, un ordenado espacio de trabajo, un iMac de 28 pulgadas (estorboso y robusto, pero con una pantalla amplia de alta definición), un cuaderno de notas ágiles, WiFi, velocidad. Conteo regresivo en acción. Creatividad activada. ¿Es esto mucho pedir? No lo sé. Lo que si sé es que, con la activación de estos botones, la comodidad se asienta y mis probabilidades de entrar en la zona se incrementan.

¿Son indispensables? No ¿Son debatibles? Definitivamente ¿Me ayudan a entrar mas fácilmente en la zona? Con total seguridad. En todo caso, no para todos sentar el mood y el espacio significan las mismas cosas. Para algunos, por el contrario, lo será el silencio y sus audífonos que cancelan hasta el sonido de la patrulla de policía más estruendosa, un café colombiano o brasilero tal vez, un espacio poco aglomerado, bloquear las notificaciones del celular, o un atuendo también.

Suena light pero es fácilmente identificable. Al final sea lo que sea, por favor que así sea.

4. Primero lo primero, segundo lo importante.

 

Desde el año pasado en el estudio decidimos trabajar con Asana todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Esto no solo nos ha ayudado a mantener más presente nuestras tareas diarias, sino que nos ayudó a pasar de ser meseras sin notas a ser pulpos de corazón. Asana, Basecamp, Trello, Monday, son solo una herramienta más para el punto que pienso exponer aquí. Pero para que me entiendan mejor, esta es la forma como asumo yo hoy mis tareas diarias:

Abro la aplicación de Asana en mi celular a primera hora del día. Reviso una a una mis tareas. Pienso: ¿Cuáles son las tareas más sencillas que podría asumir con mayor prontitud en el espacio de la mañana? Pensar de esta forma, salir primero de lo fácil, que en ocasiones suele ser mucho, representa para mí, reducir la cantidad de tareas en un 80% aproximadamente, y me brinda la satisfacción de ver que al final del proceso solo restan 1 o 2 tareas para atender al final del día. Visualmente es una acción muy poderosa.

Estas tareas sencillas que en ocasiones representan cosas como responder correos, diseñar piezas pequeñas, llamar a un cliente, son las que no deben hacerse esperar; por su misma facilidad hay muchas personas al otro lado de la pantalla aguardando por su inmediatez.

Salir de muchas tareas pequeñas en la mañana, y dedicarme a lo más complicado y consumidor de tiempo en la tarde, es ahora mi modus operandi. Realizar una pausa a mitad del día en el almuerzo, deleitarme con un postre después del mismo, me deja con el espacio mental suficiente para abrirle campo a las tareas duras y arduas que me esperan.

Soy una persona trasnochadora por naturaleza, así que esto en ocasiones también significa, que no termino mi día a las 6 p.m. como lo hacen en la mayoría de las empresas, sino que mi horario se extiende muchísimas veces hasta las 8 o 10 p.m., y eso está bien por mí. Es mi momento del día mas productivo y lo aprovecharé hasta que finalice la tarea, se acabe la batería o encuentre una buena razón para pausar. Es esto lo que me lleva a mi siguiente punto.

5. El panorama siempre se ve peor que la realidad.

 

Abrir Asana, especialmente los lunes, hace que mi cabeza explote por la aglomeración de labores. Mi lista de tareas es excesivamente abrumadora este día en particular porque además tengo la costumbre de enviar para la siguiente semana lo que no alcancé a terminar el viernes, y porque de por sí el primer día laborable de la semana, los clientes esperan mucho de ti. Los comienzos de año o de semana generalmente vienen acompañados de esta idea de una productividad indomable y si es así, quién opina lo contrario.

Entonces, ¿Cómo logro difuminar este panorama gris? Limpiándolo. Como les dije anteriormente, reducir a la mitad la cantidad de tareas hace parte de la ecuación básica de orden mental. Una vez limpio el tablero, siempre vuelvo a caer en cuenta de que ese estrés provenía principalmente de la cantidad y no de la carga real.

Desglosar la carga nos ayuda sin duda a despejar, y al despejar conciliamos paz. Amén por este descubrimiento.

6. Empieza por algo, pero empieza.

Y bueno, si no ha quedado claro en los puntos anteriores, empezar por algo siempre será la mejor decisión. Ante la duda haz algo y ante el estrés también actúa ya.

Avanzar diariamente sobre algo que parece insignificante siempre será mejor que nada, y agrupar esos pequeños montos de tiempo invertido siempre llevarán al todo.

No se dejen confundir por los pequeños montaditos españoles que cuestan solo 1 euro, comerlos diariamente suman; día a día, mes a mes, y al año se vuelven una renta.

Todo se resume en poner el despertador para levantarse temprano y en levantarse para ponerse una sudadera, y ya puesta la sudadera solo se necesita ir al parque y una vez en el parque ya solo queda ejercitarse. Así que prende ese computador, abre ese programa, escribe esa bendita frase inicial y déjalo fluir.

Así me encuentro yo hoy, jueves 25 de marzo de 2021 en un café llamado Justo en Medellín. Escribir este texto lo encontraba tan motivador como agobiante, pero al final, dejé de pensarlo tanto, me animé a realizar esa primera acción y ahora, que bien se siente poner este punto final.

Tarea grande de la tarde en Asana > Check.

Texto por: Ana Maria Rubio
Fotografías por: Conceptual Work  – Domenic Bahmann
Terminado: Abril 7 – 2021

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